Definisi Purchasing dalam Accounting Department

Baik perusahaan jasa ataupun dagang, kedua - duanya memiliki tujuan yang sama, yaitu pencapaian laba. Secara terstruktur tentunya perusahaan yang merupakan organisasi profit memiliki departemen (bagian) -nya masing - masing. Kebutuhan akan produksi, distribusi dan penjualan pada sebuah perusahaan tentunya membutuhkan tenaga kerja yang banyak. Contohnya adalah Accounting Department, yang merupakan salah satu bagian perusahaan yang menangani masalah pengeluaran dan penerimaan yang dilakukan. Di dalam departmen tersebut terdapat bagian yang mendukung jalannya suatu operasional antara lain Purchasing, Receiving, Cost Control, Account Payable, Account Receiveble, General Cashier, Audit dll.

Pada kesempatan ini, saya akan membahas tentang purchasing. Apakah yang dimaksud purchasing? Apa tujuan dan kerja seorang purchasing? dan bla bla bla. Mari simak pembahasan berikut.

Definisi Purchasing

Purchasing memainkan peran penting dalam aktivitas pengadaan barang untuk memenuhi kebutuhan proses produksi maupun operasional perusahaan (Agus, dkk. 2000: 11). Pembelian atau purchasing adalah proses penemuan sumber dan pemesanan bahan, jasa, dan perlengkapan. Kegiatan tersebut terkadang disebut pengadaan barang. Tujuan utamanya adalah memperoleh bahan dengan biaya serendah mungkin yang konsisten dengan kualitas dan jasa yang dipersyaratkan. Menurut pendapat Galloway dkk. (2000: 118) mengenai fungsi pembelian, yaitu: 

The role of purchasing function is to make materials and parts of the right quality, and quantity available for use by operations at the right time and at the right place. (Peranan fungsi Purchasing (pembelian) adalah membuat (/mengadakan) bahan - bahan yang memiliki kualitas yang baik, dan jumlah yang memadai untuk digunakan untuk kepentingan operasional pada waktu dan tempat yang tepat)

Maksudnya adalah peranan yang paling penting pada bagian Purchasing yaitu memastikan stock gudang memadai dan memilih bahan - bahan yang berkualitas. Pembelian merupakan salah satu fungsi yang penting dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan. Fungsi ini dibebani tanggung jawab tuk mendapatkan kuantitas dan kualitas bahan-bahan yang tersedia pada waktu dibutuhkan dengan harga yang sesuai dengan harga yang berlaku. Pengawasan perlu dilakukan terhadap pelaksanaan fungsi ini, karena pembelian menyangkut investasi dana dalam persediaan dan kelancaran arus bahan ke dalam hotel.

Prinsip Purchasing

Prinsip dalam Purchasing menurut Indrajit dan Djokopranoto (2009: 94) prinsip adalah hal pokok yang dijadikan pedoman dalam melakukan sesuatu, oleh karena itu, yang dimaksud dengan prinsip-prinsip pembelian adalah hal-hal pokok dalam pelaksanaan fungsi pembelian yang perlu dijadikan pedoman atau acuan. Oleh karena itu, prinsip-prinsip kerjanya harus sedemikian rupa sehingga juga berorientasi pada aktivitas penunjang seperti yang ditugaskan tersebut dan prinsip kerja dari fungsi pembelian harus diatur supaya mampu memberikan kontribusi yang besar bagi keberhasilan perusahaan. Prinsip dari purchasing yaitu:

1. The right price. Merupakan nilai suatu barang yang dinyatakan dalam mata uang yang layak atau yang umum berlaku pada saat dan kondisi pembelian dilakukan.
2. The right quantity. Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah yang benar-benar diperlukan oleh suatu perusahaan atau perhotelan pada saat tertentu.
3. The right time. Menyangkut pengertian bahwa barang tersedia setiap kali diperlukan. Dalam hal ini persediaan barang haruslah diperhitungkan karena jika ada persediaan barang tentunya ada biaya perawatan barang tersebut.
4. The right place. Mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan atau diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli.
5. The right quality. Mutu barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan sesuai dengan ketentuan yang sudah dirancang yang paling menguntungkan perusahaan.
6. The right source. Mengandung pengertian bahwa barang berasal dari sumber yang tepat. Sumber dikatakan tepat apabila memenuhi prinsip-prinsip yang lain yaitu the right price, the right quantity, the right time, the right place, and the right quality.

Tugas Purchasing

Tugas Purchasing antara lain adalah merencanakan dan mengkoordinasikan proses membuat Purchase Order (PO = Lembaran form untuk permintaan pemesanan barang dari user) dan Purchase Request (PR = Form yang dibuat oleh purchasing untuk pemesanan barang kepada supplier setelah PR disetujui oleh Financial Controller (FC) dan General Manager (GM)) untuk kebutuhan semua departemen yang ada di perusahaan. 

Pada dasarnya peran fungsi purchasing adalah untuk menyediakan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan pada waktu, harga dan kualitas yang tepat. Assauri (1998: 228) menjabarkan tanggung jawab bagian pembelian sebagai berikut:

1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian bahan-bahan agar rencana operasi dapat dipenuhi dan pembelian bahan-bahan tersebut pada tingkat harga dimana perusahaan akan mampu bersaing dalam memasarkan produknya.
2. Bertanggung jawab atas usaha-usaha untuk dapat mengikuti perkembangan bahan-bahan baru yang dapat menguntungkan dalam proses produksi, perkembangan dalam desain, harga dan faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi produk perusahaan, harga serta desainnya.
3. Bertanggung jawab untuk menurunkan investasi atau meningkatkan perputaran bahan, yaitu dengan penentuan skedul arus bahan ke dalam pabrik dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi.
4. Bertanggung jawab atas kegiatan penelitian dengan menyelidiki data-data dan perkembangan pasar, perbedaaan sumber-sumber penawaran (supply) dan memeriksa pabrik supplier untuk mengetahui kapasitas dan kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan-kebutuhan perusahaan.
5. Bertanggung jawab atas pemeliharaan bahan-bahan yang dibeli setelah diterima dan bertanggung jawab atas pengawasan persediaan.

Metode Pengadaan Barang

Menurut Turban (2010: 251) setiap perusahaan menggunakan metode yang berbeda dalam memperoleh produk dan jasa yang tergantung apa dan di mana mereka membeli, kuantitas yang diperlukan, berapa jumlah uang yang terpakai dan sebagainya. Metode pengadaan barang antara lain yaitu:

1. Membeli dari manufaktur, penjual grosir atau pengecer dari katalog-katalog mereka dan adanya negosiasi.
2. Membeli melalui katalog yang terhubung dengan memeriksa katalog penjual atau membeli melalui mal-mal industri.
3. Membeli melalui katalog pembeli internal di mana perusahaan menyetujui katalog-katalog vendor termasuk kesepakatan harga.
4. Mengadakan penawaran tender dari sistem di mana pemasok bersaing dengan yang lainnya. Metode ini digunakan untuk pembelian dalam jumlah besar.
5. Membeli dari situs pelelangan di mana organisasi berpartisipasi sebagai salah satu pembeli.
6. Bergabung dengan suatu kelompok sistem pembeli di mana memeriksa permintaan partisipasi, menciptakan jumlah besar, kemudian kelompok ini dapat menegosiasikan harga.
7. Berkolaborasi dengan pemasok untuk berbagi informasi tentang penjualan dan persediaan, sehingga dapat mengurangi persediaan, stock out dan mempertinggi ketepatan pengiriman

Sumber : Berbagai jurnal penelitian tentang sistem purchasing